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  • 22/03/2024

Optimiser la gestion des tâches administratives : un enjeu crucial pour les services VO

Par Patrick Brahami – Nextlane Directeur Solutions Digitales

 

Dans un secteur automobile en pleine mutation, le Service Véhicules d’Occasion (VO) émerge comme un élément crucial pour stimuler la croissance et assurer la rentabilité des concessions. Cependant derrière chaque transaction réussie se cache un dédale administratif complexe qui peut ralentir le processus et nuire à son efficacité.
Cet article met en lumière les défis auxquels font face les concessions et les solutions qui permettent de les surmonter.

Face à l’accumulation des tâches administratives, les services VO font face à plusieurs défis majeurs :

  • Perte de temps : La saisie manuelle des données, la recherche de documents et la gestion des procédures administratives chronophages détournent les équipes de leur cœur de métier, la vente. Selon une étude du cabinet TechInsights, la gestion administrative peut absorber jusqu’à 30% du temps de travail des équipes VO.
  • Risques d’erreurs humaines :  Avec la multiplication des tâches répétitives, le risque d’erreurs augmente, compromettant la validité des documents et la satisfaction des clients. C’est un enjeu crucial dans un domaine où la confiance est primordiale.
  • Manque de suivi :  L’absence d’outils appropriés pour centraliser et suivre les tâches administratives peut entrainer des retards, des oublis et une perte de performance fréquente. D’après une enquête percutante de la FNCA, pas moins de 70% des concessions avouent peiner à garder le cap sur l’ensemble de leurs tâches administratives.

 

Pour relever ces défis, les concessions automobiles doivent impérativement perfectionner la gestion de leurs tâches administratives.

Voici quelques suggestions pour y parvenir :

1. Automatiser les processus

  • Investir dans des logiciels de gestion intégrés permet d’automatiser diverses tâches telles que la génération de contrats, la gestion des stocks et le suivi des garanties. Cette automatisation peut représenter un gain de temps significatif, jusqu’à 20% à 30%.
  • Les outils de workflow simplifient la circulation des documents et favorisent la collaboration entre les équipes.
  • La signature électronique accélère les processus de vente et réduit les délais. Son utilisation permet de réduire de moitié le temps nécessaire au traitement des documents.

2. Renforcer les compétences du personnel

  • Proposer des formations sur les réglementations en vigueur et les outils administratifs. En effet, le manque de formation du personnel est une cause majeure d’erreurs administratives.
  • Mettre en place des procédures claires et standardisées pour faciliter le travail et réduire les risques d’erreurs.
  • Encourager l’utilisation d’outils collaboratifs pour favoriser une meilleure coordination entre les équipes.

3. Externaliser certaines tâches

  • Confier la gestion des tâches complexes à des prestataires spécialisés permet de gagner du temps et de se concentrer sur l’activité commerciale.
  • Cette externalisation peut également entraîner des économies coûts, pouvant aller jusqu’à 10% à 20%.

 

Les outils numériques : des alliés précieux

Les logiciels SIV (Système d’Immatriculation des Véhicules), le livre de police numérique (LPN) ainsi que le coffre-fort numérique (CFN) offrent des solutions concrètes pour simplifier la gestion administrative liée à la vente de VO.

  • Gain de temps et réduction des erreurs grâce à l’automatisation des processus d’immatriculation. Les logiciels SIV peuvent réduire les délais d’immatriculation de 50% en moyenne, offrant ainsi un avantage indéniable en termes d’efficacité.
  • Sécurité et traçabilité des documents numérisés. Le livre de police numérique contribue à réduire de façon spectaculaire les incidents liés à la perte de documents, jusqu’à 70% dans certains cas.
  • Meilleure organisation et accessibilité des informations, renforçant ainsi la fluidité des processus et la prise de décision.

 

En conclusion, l’optimisation de la gestion des tâches administratives est un enjeu crucial pour les services VO. En adoptant une approche proactive et en s’appuyant sur les outils numériques proposés, les concessions peuvent améliorer leur efficacité, réduire les coûts et offrir une meilleure expérience client.

 

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