Facturation électronique : quelles conséquences pour les concessionnaires automobiles ?

Par Thierry Coutrey – Analyste Produits Digitaux Nextlane.

Après plusieurs reports, le calendrier de la généralisation de la facturation électronique entre professionnels a été fixé par la loi de finances 2024. Pour la majorité des acteurs de la distribution automobile, tout devra être prêt au 1er septembre 2026. Un délai court compte tenu de la multiplicité des interactions entre tous les professionnels du secteur automobile.

Facturation électronique : un calendrier définitivement fixé

Reportée à plusieurs reprises, la réforme de la facturation entre entreprises est cette fois sur les rails. Avec un quadruple objectif : simplifier les processus administratifs, réduire les délais de paiement, lutter contre la fraude à la TVA et améliorer la compétitivité des entreprises. Elle s’accompagne en outre d’une obligation de transmission de certaines données de facturation à l’administration fiscale (e-reporting).

Concrètement, la facturation électronique deviendra progressivement obligatoire en France pour toutes les entreprises assujetties à la TVA, dans leurs relations commerciales avec d’autres entreprises. À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises et ETI devront également émettre des factures électroniques à cette date, tandis que les PME et TPE auront jusqu’au 1er septembre 2027 pour s’y conformer.

Les factures électroniques seront émises et transmises via des plateformes de dématérialisation agréées ou le portail public Chorus Pro. Elles contiendront un socle minimum de données structurées et devront inclure de nouvelles mentions obligatoires, et notamment le numéro SIREN, permettant d’identifier les deux parties (émetteur et récepteur de la facture).

Comptabilité fournisseurs des concessionnaires : l’aspect le plus complexe

Constructeurs, spécialistes des véhicules d’occasion, fournisseurs de pièces neuves ou d’occasion et bien sûr tous les frais généraux : les concessionnaires travaillent avec plusieurs centaines voire plusieurs milliers de professionnels. Dans leurs relations avec les constructeurs, certains concessionnaires profitent déjà de flux automatisés dans le DMS et le système comptable : achat de véhicules neufs, remboursement des garanties ou des ristournes liées promotions nationales constructeurs, etc.

Mais si certains constructeurs ont développé des systèmes très automatisés, d’autres conservent des modes de facturation beaucoup plus traditionnels. Dans ce cas, c’est au concessionnaire, via son DMS, d’intégrer l’ensemble des facturations reçues des constructeurs, et de tous leurs autres fournisseurs. Avec des flux informatiques à construire, selon les formats de réception : EDI, extraction de données d’un scan d’une facture papier ou d’un PDF, etc.

Au plan réglementaire, ces flux et données permettront aux concessionnaires de transmettre toutes leurs informations légales aux autorités, soit en direct sur le Portail Public de Facturation, soit via une plateforme agréée, telle qu’Esker par exemple. En termes de gestion, ils apportent tous les éléments nécessaires au pilotage fin et précis de l’entreprise : processus de validation optimisés, comptabilité analytique, gestion de la trésorerie, etc.

Le DMS, centre névralgique de la facturation clients

Comparativement aux factures reçues, la gestion des factures émises est toujours plus simple (bien que généralement très volumineuse), s’agissant d’un processus décidé par l’entreprise elle-même. Dans une concession automobile, la source de la donnée nécessaire à l’émission de la facture est le DMS, qui concentre toute l’activité : VO, VN, pièces détachées, atelier, mécanique et carrosserie,etc.

Au plan de la relation clients professionnels, la nouvelle réglementation ne change rien : le client peut toujours recevoir ses factures à sa convenance, et selon sa configuration (de l’artisan mono-véhicule aux plus grandes flottes) : au format papier, en PDF par mail ou encore accessibles via un portail dédié, pour une gestion centralisée côté client par exemple.

Ce qui va changer en revanche, c’est l’obligation d’émettre des factures certifiées électroniquement, avant de les faire parvenir au Portail Public de Facturation, directement ou via une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) , afin d’en attester l’exactitude dans le contexte de la réforme de la facturation entre professionnels. Le tout complété par une obligation d’archivage légal électronique pour une période couvrant 10 exercices annuels complets, afin de remontrer facilement la piste d’audit en cas de contrôle.

Si le schéma de facturation clients demeure donc relativement simple, la nouvelle réglementation, associée à une volumétrie importante dans le secteur de la distribution automobile, implique une préparation anticipée et des outils adéquats, afin de répondre aux obligations légales dès le 1er septembre 2026.

Découvrez la solution nextlane pour dématérialiser les factures fournisseurs :