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- 12/05/2023
Facturación electrónica obligatoria: imprescindible para concesionarios y fabricantes
Más allá de ofrecer numerosas oportunidades y optimizar el sector de la automoción, la digitalización de facturas entre empresas y autónomos es obligatoria desde el 29 de marzo de 2023, fecha en la que tanto concesionarios como fabricantes, tienen un plazo de entre 1 a 2 años para emitir y recibir facturas digitales.
La Facturación Electrónica es obligatoria en España:
El 29 de septiembre de 2022 se publicó la ley 18/2022, más conocida como la ley ‘Crea y Crece’ que tiene como objetivo promover la digitalización y disminuir la morosidad en operaciones digitales para impulsar el crecimiento empresarial en España.
Esta ley establece la facturación electrónica como único sistema que podrá emplearse en las relaciones comerciales entre empresas y autónomos.
El Ministerio de Asuntos Económicos y Transición Digital lanzó una consulta pública sobre el proyecto de facturación electrónica que concluyó el pasado 22 de marzo con la finalidad de que diferentes empresas pudieran dar sus aportaciones antes de la redacción del Reglamento Técnico.
Una vez sean públicos estos requerimientos técnicos, los concesionarios y fabricantes (empresas en general), tendrán los siguientes plazos para implementar la facturación digital dependiendo de su volumen:
- Para concesionarios y/o fabricantes con una facturación anual de más de 8 millones de euros, el plazo de implementación es de 1 año una vez sea aprobado el reglamento técnico.
- Para concesionarios y/o fabricantes con una facturación anual de menos de 8 millones de euros, el plazo se amplía a 2 años una vez sea aprobado el reglamento técnico.
Esto significa que, a partir de la primavera del 2024, los concesionarios y fabricantes que no emitan facturas electrónicas podrán llegar a recibir sanciones de hasta 10 mil euros.
Requisitos para cumplir con Ley ‘Crea y Crece’ sobre Facturas Digitales:
Aunque no hay un reglamento técnico oficial, la ley contempla las siguientes obligaciones.
- El formato de las facturas debe ser formato Facturae (archivo XML).
- Deben estar firmadas electrónicamente. (Saber más sobre soluciones de firma electrónica).
- Se debe facilitar el acceso, visualización, descarga e impresión de la factura electrónica para los receptores.
- Las facturas electrónicas deben mantenerse accesibles durante 4 años. Cuando los destinatarios hayan dejado de ser clientes, se debe permitir el acceso a la factura durante los tres años posteriores.
Beneficios de Implementar Facturas Electrónicas
Además del cumplimiento de la ley ‘crea y crece’, implementar desde ya una herramienta que gestione y emita facturas digitales, optimizará sus actividades diarias mejorando la satisfacción de sus clientes.
Principales beneficios para concesionarios y fabricantes de digitalizar su facturación:
- Ahorro de tiempo y dinero: La facturación electrónica le permite a concesionarios y fabricantes enviar y recibir facturas con mayor rapidez, evitando la necesidad de sobrescribirlas. Permite automatizar actividades administrativas como el envío de facturas y recordatorios, lo que optimiza la mayoría de los procedimientos contables. La emisión y almacenamiento de facturas digitales garantizan un ahorro significativo a largo plazo ya que, al digitalizar su facturación, se eliminan los gastos de impresión, papel, ensobrado, mensajería, y almacenamiento.
- Mayor seguridad: Además de ajustarse al RGDP (Reglamento General de Protección de Datos), la digitalización de las facturas permite minimizar los errores de registro, especialmente si intervienen terceros. La emisión de facturas a clientes y proveedores es más transparente al tiempo que los datos permanecen encriptados para mayor seguridad.
- Mejor seguimiento: La implantación de facturas digitales le permite a concesionarios y fabricantes una visión completa de sus operaciones. Podrán saber exactamente que facturas se han enviado, cobrado y cuáles están pendientes de pago. Al combinar el programa de contabilidad con el de facturación, se obtendrán datos claros y precisos en distintos formatos como gráficos; esto simplificará su toma de decisiones.
Beneficios para sus clientes finales de digitalizar su facturación:
- Mayor rapidez y menos papel: Los tiempos en la entrega de las facturas se ven beneficiados con la digitalización. A través de los soportes electrónicos, la entrega de facturas a los clientes se convierte en inmediata después de su emisión. Por otro lado, al ser digital, la necesidad de imprimir y utilizar papel desaparece, esto evitará que sus clientes pierdan sus facturas y puedan buscar y obtener información inmediatamente.
- Respuesta a las expectativas de los clientes: La digitalización está afectando a la industria de la automoción y la implementación de facturas electrónicas es una forma de responder a las expectativas los clientes. Procesos como buscar modelos de coches, comprar y pagar ya se pueden realizar en línea; permitir a los clientes revisar su historial de facturación y que puedan acceder al expediente de su vehículo de forma online y en cualquier momento, es sólo un paso más en esta tendencia.
- Mayor seguridad: Las facturas digitales cuentan con mayor seguridad ya que cualquier modificación debe estar siempre consentida por el emisor y receptor de la misma. De lo contrario, la factura sería invalidada automáticamente. De igual forma, la factura digital debe contener una firma electrónica, la cual verifica y autentica la identidad de tanto emisor como receptor y permite cifrar la información con contraseña para que solo pueda acceder a ella las personas deseadas.
Ayudas para la adaptación a la factura electrónica: Kit Digital.
Kit Digital es una iniciativa del Gobierno de España que tiene como objetivo ayudar a las empresas en la implantación de soluciones digitales. Cualquier empresa de cualquier sector que cumpla con los requisitos puede acceder a las subvenciones del proyecto Kit Digital.
En Nextlane contamos con ayudas de hasta 12,000€ para la adaptación, expansión y digitalización de empresas en el sector de la automoción, incluyendo la instalación de la factura electrónica en concesionarios y fabricantes.
¿Cómo puede Nextlane ayudarle a digitalizar su facturación?
Nextlane está asociado con Esker, referente a nivel internacional de procesos administrativos sin papel, con la finalidad de ayudar a concesionarios y fabricantes digitalizar su facturación.
Digital Invoice, permite emitir, distribuir y archivar sus facturas en formato digital, al tiempo que le ofrece múltiples ventajas a fabricantes y concesionarios:
– Facturación 100% segura y conforme a la normativa vigente.
– Integración automática de los datos de facturación en su software de gestión.
– Informes simplificados de la función contable que pueden controlarse desde su DMS.
La digitalización de las facturas es el primer paso hacia la digitalización de otros servicios, documentos y procedimientos. Con el tiempo la tendencia digital del sector de la automoción permitirá a fabricantes y concesionarios aumentar su eficiencia y ofrecer mejor servicio a sus clientes finales.
